Privacy Policy

🇳🇱 DUTCH:

Bijlage 3 Privacy verklaring AVG

Dit is een privacyverklaring van Vereniging GBA Badminton, gevestigd te Amsterdam, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 58947029

INLEIDING

Algemene Verordening Gegevensbescherming

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG) legt de verantwoordelijkheid bij GBA Badminton (hierna: QBA) om aan te tonen dat wij als vereniging aan de privacyregels voldoen. Door te voldoen aan de verantwoordingsplicht (accountability) levert de vereniging een belangrijke bijdrage aan de bescherming van het grondrecht van mensen op privacy.

Regels AVG

De AVG-regels dwingen QBA om goed na te denken over hoe de vereniging persoonsgegevens verwerkt en beschermt. De verantwoordingsplicht houdt in dat QBA moet kunnen aantonen dat de verwerking van die gegevens aan de regels van de AVG voldoet, zoals rechtmatigheid, transparantie, doelbinding en juistheid. In 2018 is daartoe de privacyverklaring geactualiseerd en is een verwerkingsregister opgesteld. Beide documenten zijn werkdocumenten en kunnen door het bestuur worden geactualiseerd op het moment dat daar aanleiding toe bestaat.

Het begint bij bewustwording

In de nieuwe wet worden de privacy rechten van personen verbeterd. Bedrijven en organisaties die persoonsgegevens verwerken, krijgen een grotere verantwoordelijkheid om aan te tonen dat zij volgens de nieuwe wet werken. Want informatiebeveiliging staat en valt met hoe mensen met computers en materiaal omgaan. Privacybescherming begint bij bewustwording. De vrijwilligers zijn de belangrijkste schakel in de informatiebeveiliging en omgang met privacy. Investeringen in techniek zijn weinig waard als een persoon zijn wachtwoorden met een geeltje op zijn scherm plakt. Het creëren van bewustwording is daarom belangrijk. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens is dit zelfs de eerste stap die genomen moet worden om te voldoen aan de AVG. Als vereniging willen wij natuurlijk zorgvuldig met gegevens van anderen omgaan.

Eventuele vragen kan je stellen aan de ‘privacy-vrijwilliger’ van onze vereniging.

Inzage

De privacyverklaring die je in dit document aantreft is tevens te raadplegen via www.vanzijderveld.nl/privacy. Het bestuur van QBA geeft inzage in het verwerkingsregister nadat daartoe schriftelijk een verzoek wordt ingediend.

PRIVACYVERKLARING

Als je gebruik maakt van de on- en offlinediensten van QBA laat je gegevens bij ons achter. De website laat bijvoorbeeld cookies op je computer achter, die gebruikt worden om de website beter te laten werken op jouw apparaat. Hieronder kun je lezen welke cookies we gebruiken en waarom. Ook informeren we je over onze wettelijke grondslag voor gegevensverwerking en kun je lezen welke gegevens QBA kan verzamelen, waarom we dat doen en wat we met die gegevens kunnen doen. Met deze privacyverklaring geven we je zo goed mogelijk inzicht hoe we met jouw persoonsgegevens omgaan in het kader van de AVG.

Cookies

Om de website beter en sneller te laten functioneren en om deze te kunnen afstemmen op jouw voorkeuren, worden bepaalde gegevens betreffende jouw gebruik van deze website verzameld. Deze informatie kan verzameld worden door gebruik te maken van zogenaamde ‘cookies’. Dit zijn kleine tekstbestanden die door de bezochte webpagina automatisch op jouw computer worden geplaatst. Je kunt het gebruik van ‘cookies’ via de instellingen van je browser uitschakelen. Dit leidt echter tot een minder goede werking van deze website. Wij maken gebruik van Google Analytics en soortgelijke producten om bezoekersstatistieken en gebruik van onze website op te kunnen vragen. Wij kunnen deze cookies niet inzien of gebruiken.

Links naar andere websites

Deze privacyverklaring is alleen van toepassing op de website van de vereniging. De website kan links naar andere websites bevatten, die weer hun eigen privacybeleid hanteren. De vereniging raadt je aan om voor het gebruik van andere websites altijd de betreffende privacyverklaring van die websites te raadplegen. 

Wijziging van het privacy beleid

De vereniging past haar privacybeleid van tijd tot tijd aan om deze up-to-date te houden. Op de website zal steeds de meest recente versie van onze privacyverklaring worden opgenomen. De vereniging raadt je dan ook aan de privacyverklaring regelmatig te raadplegen. Bij belangrijke wijzigingen zal de Vereniging er alles aan doen je per e-mail en via de website te informeren.

Wettelijke grondslag verwerking persoonsgegevens

Volgens de wetgeving mag QBA alleen persoonsgegevens verwerken als daarvoor één van de wettelijke grondslagen geldt. Daarvan hanteert QBA de volgende rechtsgronden voor de verwerking van persoonsgegevens:

• Na verkregen toestemming van betrokkenen (actieve instemming);
• In het kader van de totstandkoming en/of uitvoering van een overeenkomst (het lidmaatschap);
• Om de wet na te leven (waaronder boekhoudkundige verwerking, fiscale verplichtingen en verplichtingen in het kader van gerechtelijke bevelen of andere dwingende wet- en regelgeving);
• In verband met de gerechtvaardigde belangen van QBA, waarbij QBA erop let dat de impact op jouw privacy zo beperkt mogelijk is.

Hoe komen we aan je gegevens?

Als je gebruik maakt van de QBA website, dan laat je op de volgende manieren je gegevens bij ons achter:

• Als je contact met ons opneemt via het contactformulier, per e-mail, telefoon, Instagram, Facebook of andere social media, dan slaan we je contactgegevens op en bewaren we aantekeningen van je vraag of mededeling;
• Via (digitale) formulieren voor ‘aanmelden lidmaatschap’ en ‘wijziging gegevens lidmaatschap’ vragen we naar persoonsgegevens en speelniveau;
• Als je je abonneert op de nieuwsbrief, dan word je gevraagd je naam, e-mail, geboortedag en -maand bij ons achter te laten;
• QBA kan bijhouden hoe je de website gebruikt en welke delen je bezoekt.
• Die gegevens kunnen worden gekoppeld aan je account (als je dat hebt) of aan de unieke gegevens van het apparaat waarmee je de site bezoekt.

Wat doen we met je gegevens?

QBA bewaart en verwerkt je gegevens met de volgende doelen:

• Het leveren van de producten en diensten die je van ons afneemt;
• Het toezenden van informatie over de producten en diensten die je van ons afneemt of kan afnemen;
• Het afwikkelen van betalingen;
• Het samenstellen van een digitale nieuwsbrief;
• Het opbouwen van een contacthistorie.

Hoe beveiligen we je gegevens?

Je gegevens worden veilig opgeslagen en verzonden. Wie niets met jouw gegevens te maken heeft, kan er simpelweg niet bij. QBA streeft ernaar je gegevens met de meest gangbare beveiligingstechnieken en versleutelingsmethoden te verzenden en op te slaan.

Met wie deelt QBA jouw gegevens?

QBA gaat vertrouwelijk met je persoonsgegevens om. Wij zullen jouw gegevens nooit verkopen aan andere partijen. Om onze producten en diensten te kunnen leveren is het in een aantal gevallen noodzakelijk om jouw gegevens aan derden ter beschikking te stellen. QBA is op grond van de voorwaarden van Badminton Nederland verplicht om de persoonsgegevens van leden door te geven aan Badminton Nederland. Voor deze doorgifte is geen toestemming vereist. De betrokken derde bewaart deze gegevens alleen zolang nodig is voor het leveren van het product of de dienst. QBA zal je gegevens doorgeven aan derden als dat wettelijk verplicht is. QBA kan vragen of ze jouw gegevens mogen delen met haar commerciële partners zodat die je kunnen benaderen met speciale aanbiedingen. Die toestemming vragen we expliciet als je jouw gegevens bij ons achterlaat, bijvoorbeeld als je je ergens op de site of in de nieuwsbrief registreert. We geven jouw gegevens alleen met dit doel door als jij daarvoor toestemming hebt verleend door bij de registratie van je gegevens aan te geven dat je informatie van commerciële partners wilt ontvangen. Als je je later bedenkt, dan kun je ons altijd laten weten dat we je gegevens niet meer voor dit doel mogen doorgeven. Alle derden met wie QBA jouw gegevens deelt, zijn verplicht om jouw privacy te respecteren en zich, net als QBA, aan de AVG te houden. Zij moeten jouw gegevens ook beveiligd opslaan en verwerken.

Nieuwsbrief QBA

Als je lid wordt ontvang je een periodieke nieuwsbrief met relevante informatie rond de club. Als je geen nieuwsbrief van QBA meer wilt ontvangen, dan kun je je uitschrijven. Je kunt dat doen door op de link in een door QBA verstuurde nieuwsbrief te klikken en aan te geven dat je geen nieuwsbrief meer wenst te ontvangen. Via een nieuwsbrief versturen dan nog wel de statutair verplichte informatie van het bestuur aan de leden van de vereniging, zoals een uitnodiging voor de periodieke Algemene Ledenvergadering.

Publicatie beeld- & videomateriaal

Op speelavonden met training, competitie en/of tijdens (recreatie)toernooien kunnen foto’s en/of video’s met deelnemers en/of bezoekers worden gemaakt voor promotionele doeleinden, bij voorbeeld ter stimulering van de badmintonsport (gerechtvaardigd belang). Publicaties met beeldmateriaal kunnen worden verspreid via persberichten en/of op social media

Op het gebruik van foto’s kan tevens van toepassing zijn de ‘regeling gebruik foto’s van

Badminton Nederland’. Indien je uitdrukkelijk gemotiveerd bezwaar aantekent tegen gepubliceerd beeldmateriaal zal QBA haar medewerking verlenen aan het verzoek het betreffende fotomateriaal van bovengenoemde eigen locaties en accounts te

verwijderen. Hiervoor kan je per email contact opnemen met de ‘privacy-vrijwilliger’ via info@queerbadmintonamsterdam.nl 

Inzage in je gegevens

Je kunt altijd kosteloos inzage krijgen in de gegevens die QBA van jou heeft. Je kunt ook vragen om je gegevens aan te passen als die feitelijk onjuist, onvolledig of irrelevant zijn. Stel je vraag via info@queerbadmintonamsterdam.nl 

Contactgegevens

De persoonsgegevens die je bij QBA achterlaat worden beheerd door de ledenadministratie. Indien je vragen hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens of QBA wil verzoeken tot inzage, correctie en/of verwijdering daarvan, kun je contact opnemen via info@queerbadmintonamsterdam.nl 

Klacht over de verwerking van uw Persoonsgegevens

Natuurlijk helpt QBA je ook graag verder als je een klacht hebt over de verwerking van je persoonsgegevens. Op grond van de AVG heb je bovendien het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens over onze verwerkingen van jouw persoonsgegevens. Je kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

Overzicht

In onderstaande tabel kun je snel en eenvoudig terugvinden met welk doel we welke persoonsgegevens van je verzamelen, hoelang wij deze bewaren en wie deze persoonsgegevens eventueel van ons ontvangen. 

Doel	Welke persoonsgegevens	Grondslag	Bewaartermijn	Ontvangers
Onderzoeken of u lid kan worden en het uitvoeren van de lidmaatschapsovereenkomst.	VoornaamAchternaamAdres Geboortedatum Voorkeur persoonlijk voornaamwoordTelefoonnummerE-mail adres	Uitvoering van de overeenkomst	Indien u lid wordt gedurende de looptijd van de overeenkomst. Indien u geen lid wordt worden uw gegevens zo snel als mogelijk verwijderd binnen 6 maanden	NVT
Administratie	VoornaamAchternaamAdresTelefoonnummerE-mail adresBankgegevensBetaalgegevens	Uitvoering van de overeenkomst	Gedurende de looptijd van de overeenkomst en tot 2 jaar daarna, daarna alleen in de financiële administratie voor 7 jaar.	BoekhouderAccountantBelastingdienst
Het verrichten en versturen van aankopen, zoals inschrijfgeld voor het Internationale toernooi, bijdragen aan het jaarlijkse Kerstdiner, veren shuttles etc.	VoornaamAchternaamAdres TelefoonnummerE-mail adresBankgegevensBetaalgegevens	Uitvoering van de overeenkomst	Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor 7 jaar.	ProducentVervoerder

Versturen digitale berichten, waaronder nieuwsbrief zonder reclame of commerciële boodschappen	VoornaamAchternaamE-mailadres	Uitvoering van de overeenkomst	Zolang als men aangemeld is.	E-marketingtools
Om onze digitale dienstverlening te verbeteren	Cookies (zie voor meer info het sub kopje Cookies)IP-gegevens	Toestemming	Iedere keer dat onze website bezocht wordt. Deze gegevens worden zo snel als mogelijk geanonimiseerd.	WebsitebeheerderAnalytics tools
Ter benadering na beëindiging lidmaatschap. Bijvoorbeeld voor een reünie of bijzondere gebeurtenis.	VoornaamAchternaamAdres TelefoonnummerE-mail adres	Toestemming	Zolang als de toestemming niet is ingetrokken.	NVT

🇬🇧 ENGLISH:

Privacy Statement GDPR (In Dutch: AVG)

This is a privacy statement of Vereniging GBA Badminton, established in Amsterdam, registered in the trade register of the Chamber of Commerce under number 58947029

INTRODUCTION

General Data Protection Regulation

The General Data Protection Regulation (hereinafter: GDPR) places the responsibility on GBA Badminton (hereinafter: QBA) to demonstrate that we, as an association, comply with privacy rules. By complying with the duty of accountability, the association makes an important contribution to protecting the fundamental human right to privacy.

GDPR Rules

The GDPR rules force QBA to reflect carefully on how the association processes and protects personal data. The accountability obligation means that QBA must be able to demonstrate that the processing of that data complies with the rules of the GDPR, such as lawfulness, transparency, purpose limitation, and accuracy. In 2018, the privacy statement was updated to this end, and a processing register was drafted. Both documents are working documents and can be updated by the board whenever there is reason to do so. It begins with awareness Under the new law, individuals’ privacy rights are improved. Companies and organizations that process personal data are given greater responsibility to demonstrate that they work in accordance with the new law. Because information security stands or falls with how people handle computers and materials. Privacy protection begins with awareness. Volunteers are the most important link in information security and dealing with privacy. Investments in technology are worth little if a person sticks their passwords on their screen with a post-it note. Creating awareness is therefore important. According to the Dutch Data Protection Authority, this is even the first step that must be taken to comply with the GDPR. As an association, we naturally want to handle other people’s data with care. Any questions can be directed to the ‘privacy volunteer’ of our club.

Access

The privacy statement found in this document can also be consulted via www.vanzijderveld.nl/privacy. The board of QBA grants access to the processing register after a written request has been submitted to that effect.

PRIVACY STATEMENT

If you make use of the online and offline services of QBA, you leave data with us. For example, the website leaves cookies on your computer, which are used to make the website work better on your device. Below you can read which cookies we use and why. We also inform you about our legal basis for data processing and you can read which data QBA can collect, why we do so, and what we can do with that data. With this privacy statement, we provide you with the best possible insight into how we handle your personal data in the context of the GDPR. 

Cookies

To make the website function better and faster, and to adapt it to your preferences, certain data regarding your use of this website is collected. This information can be collected by making use of so-called ‘cookies’. These are small text files that are automatically placed on your computer by the visited webpage. You can disable the use of ‘cookies’ via your browser settings. However, this will result in less effective functioning of this website. We use Google Analytics and similar products to retrieve visitor statistics and the use of our website. We cannot view or use these cookies.

Links to other websites

This privacy statement only applies to the website of the association. The website may contain links to other websites, which in turn apply their own privacy policies. The association advises you to always consult the relevant privacy statement of those websites before using them. 

Amendments to the privacy policy

QBA adapts its privacy policy from time to time to keep it up to date. The most recent version of our privacy statement will always be included on the website. QBA therefore advises you to consult the privacy statement regularly. In the event of major changes, QBA will do everything possible to inform you by email and via the website.

Legal basis processing personal data

According to the legislation, QBA may only process personal data if one of the legal bases applies. QBA applies the following legal grounds for processing personal data:

• After obtaining consent from data subjects (active consent); 
• In the context of the conclusion and/or execution of an agreement (membership);
• To comply with the law (including accounting processing, tax obligations, and obligations in the context of court orders or other mandatory laws and regulations);
• In connection with the legitimate interests of QBA, where QBA ensures that the impact on your privacy is as limited as possible.

How do we get your data?

• If you use the QBA website, you leave your data with us in the following ways:
• If you contact us via the contact form, by email, telephone, Instagram, Facebook, or other social media, we store your contact details and keep notes of your question or message; 
• Via (digital) forms for ‘membership registration’ and ‘membership details update’, we ask for personal data and playing level;
• If you subscribe to the newsletter, you will be asked to leave your name, email, day and month of birth with us;
• QBA can track how you use the website and which parts you visit. 
• This data can be linked to your account (if you have one) or to the unique data of the device you use to visit the site.

What do we do with your data?

QBA stores and processes your data for the following purposes:

• Delivering the products and services you purchase from us;
• Sending information about the products and services you purchase or can purchase;
• Settling payments;
• Compiling a digital newsletter;
• Building a contact history.

How do we secure your data?

Your data is stored and transmitted securely. Anyone who has nothing to do with your data simply cannot access it. QBA strives to transmit and store your data using the most common security techniques and encryption methods. 

With whom does QBA share your data?

QBA treats your personal data confidentially. We will never sell your data to other parties. To deliver our products and services, it is necessary in a number of cases to make your data available to third parties. QBA is obliged under the terms and conditions of Badminton Nederland to pass on the personal data of members to Badminton Nederland. No consent is required for this transfer. The third party involved only stores this data for as long as is necessary to deliver the product or service. QBA will pass on your data to third parties if legally required to do so. QBA may ask if they can share your data with its commercial partners so they can approach you with special offers. We explicitly request this consent when you leave your data with us, for example when you register somewhere on the site or in the newsletter. We only pass on your data for this purpose if you have given permission for this by indicating during the registration of your data that you wish to receive information from commercial partners. If you change your mind later, you can always let us know that we may no longer pass on your data for this purpose. All third parties with whom QBA shares your data are obliged to respect your privacy and, like QBA, comply with the GDPR. They must also store and process your data securely.

QBA Newsletter

If you become a member, you will receive a periodic newsletter with relevant information about the club. If you no longer wish to receive the newsletter from QBA, you can unsubscribe. You can do this by clicking the link in a newsletter sent by QBA and indicating that you no longer wish to receive the newsletter. However, we will still send statutorily required information from the board to the members of the association via a newsletter, such as an invitation to the periodic General Members’ Meeting.

Publication of image & video material

On playing nights, with training, competition, and/or during (recreational) tournaments, photos and/or videos featuring participants and/or visitors may be taken for promotional purposes, for example to promote badminton (legitimate interest). Publications containing images may be distributed via press releases and/or on social media. The ‘regulations for the use of photos of Badminton Nederland’ may also apply to the use of photos. If you explicitly submit a reasoned objection to published imagery, QBA will cooperate with the request to remove the relevant photo material from the aforementioned proprietary locations and accounts. For this, you can contact the ‘privacy volunteer’ via email at info@queerbadmintonamsterdam.nl

Access to your data

You can always get access to the data that QBA holds about you free of charge. You can also request to amend your data if it is factually incorrect, incomplete, or irrelevant. Ask your question via info@queerbadmintonamsterdam.nl

Contact details

The personal data you leave with QBA is managed by the membership administration. If you have questions about the processing of your personal data or wish to request QBA for access, correction, and/or deletion thereof, you can contact info@queerbadmintonamsterdam.nl

Complaint about the processing of your Personal Data

Naturally, QBA is also happy to help you if you have a complaint about the processing of your personal data. Under the GDPR, you also have the right to submit a complaint to the Dutch Data Protection Authority (Autoriteit Persoonsgegevens) regarding our process3ing of your personal data. You can contact the Dutch Data Protection Authority for this purpose.

Overview

In the table below, you can quickly and easily find for what purpose we collect which personal data from you, how long we keep it, and who may receive this personal data from us.

Purpose	Which personal data	Basis	Retention period	Recipients
Assessing whether you can become a member and the execution of the membership agreement.	· First name· Last name· Address· Date of birth· Preferred pronoun· Phone number· Email address	Performance of the contract	If you become a member, for the duration of the agreement. If you do not become a member, your data will be deleted as quickly as possible within 6 months.	N/A
Administration	· First name· Last name· Address· Phone number· Email address· Bank details· Payment details	Performance of the contract	For the duration of the agreement and up to 2 years thereafter, after which only in the financial administration for 7 years.	· Bookkeeper · Accountant · Tax Authorities
Making and sending purchases, such as entry fees for the International tournament, contributions to the annual Christmas dinner, feather shuttles, etc.	· First name· Last name· Address· Phone number· Email address· Bank details· Payment details	Performance of the contract	For the duration of the agreement and thereafter only in the financial administration for 7 years.	· Manufacturer · Carrier
Sending digital messages, including newsletters without advertising or commercial messages	· First name· Last name· Email address	Performance of the contract	For as long as one is subscribed.	· E-marketing tools
To improve our digital services	· Cookies (see the Cookies subsection for more info) · IP data	Consent	Every time our website is visited. This data is anonymized as quickly as possible.	· Website administrator · Analytics tools
For contact after termination of membership. For example, for a reunion or special event.	· First name· Last name· Address· Phone number· Email address	Consent	For as long as consent is not withdrawn.